时间管理

命运注定每个人都会有一个人生的转折.当我进入一个新的集体,新的环境(提高班)的时候,突然发现自己的时间是多么的匮乏,那么多的学习任务,那么多的要做的事情,可一天下来剩下给自己的还是那么多的乱糟糟.于是我给自己提出了一个命题:"我的时间应该如何管理?"

命题有了,于是开始找各种理论,各种工具,并加以实践.其实我个人觉得时间管理并不是一件简单的事情.在早期时候我认为的时间管理是一场持久的"战争",而且大部分的时候自己都是战败者,被自己的懒惰,被自己的拖延,被自己的缺乏行动一次次的打败,而那些所谓的"计划安排"都被束之高阁.

这种现象很让我头疼,我的目的是为了管理时间,怎么管理管理着反而越来越乱了呢?于是又开始反思,找问题产生的原因,找网络上的一些大牛们向他们请教.经过一番"折腾"终于找到了问题的所在:时间是我管理不了的,我管理的应该是自己.真正的敌人不是"时间",而是我自己.

原来时间一直都留在那里,而流逝的是我们自己.

于是重新给自己提出命题:"在有限的时间内,我应该如何去管理我自己?".

2012年5月12日对我来说是一个值得纪念的日子.这天似乎有点顿悟的感觉.让我由原先的被动转变为主动,时间由原来的"敌人"变成现在的朋友.而真正的敌人我已经锁定,就是我自己身上的那些缺点:懒惰,拖延,不行动.

接下来和大家分享一下我个人是如何与时间相处的.这里先说明一下,以下的时间管理方式并不是一开始就这么做的,而是经过了两年左右的时间,尝试过各种方式,各种软件和理念,也经历了各种失败,最终按照自己的特点形成自己的时间管理体系,并不一定适合每一个人.

 

 

现在指导我时间管理的核心理念为GTD(Get Things Done),它的最高目标是让个人能够达到心止如水的境界.主要的原则是把自己的脑子中的各种东西(包括想法,计划,任务等等)转移出来,集中精力去做正在做的事情,达到高效的工作方法.

GTD的基本步骤可以分为收集,整理,组织,行动,回顾.核心流程可以参考下图:

 

 

以上的解释和图的介绍比较概括和抽象,我接下来结合我自己的实际情况对整个的流程进行介绍.

 

我的工作学习场所(大部分时间在计算机面前);

我所用到的硬件:(笔记本一台,智能手机一部);

我所用到的软件:(OneNote,Google Calander,OutLook,Wakoopa);

第一步:收集(OneNote+OutLook)

每天我会在早晨八点到八点半的时间用半个小时用OneNote来写晨间日记,在晨间日记中专门有一个模块叫做今日目标,这里是我最主要的Inbox之一.

OneNote晨间日记中的Inbox.

 

 

如果有其他的想法,则直接添加在此模块中.填完之后选中所有事项,按住快捷键Ctrl+Shift+1则会在每个事项前面添加一个小旗,表示今天事项的意思(当然还可以选择其他的小旗,明天,后天,下一周等等)当出现小旗的同时,这些事项会同步的出现在你的OutLook之中.
 

当然也可以在Outlook中直接写入你的事项.这里的Inbox里面的事项主要是今天的,如果纯粹的想法和没有规律的事项可以放入不显示日记的Inbox中.到这里收集的工作基本结束.

 

第二步:整理

将这些事项(Stuff)放入inbox中后要化一些时间对其进行整理,我个人是在写完晨间日记之后开始对其进行整理,并对这些事项和想法进行分类,分类的方式是按照史蒂芬柯维所写的高效人士的十项习惯中建议的分类方式进行,能够更好的掌控个人生活的平衡.例如我吧事项4归类为英语,并标记为重要不紧急.

事项4小旗的前面就会添加两个小方框(当然颜色和分类的名称可以自定义命名)

 

第三步:组织(核心步骤)

分好类,并对每件事请进行轻重缓急的安排,剩下的就是对其进行组织和规划.对事件的性质进行分析.首先先坚持两分钟原则,如果这件事情能在两份中做完,好,那就立刻去做,如果两份中做不完?

1推迟.可以安排到具体的日历中,作为代办事项.

2委托.需要交给别人事项.

3项目.安排项目计划.

4其他:

在这里是一天安排的重要开始,在Outlook中可以把事项直接拖到日历中,并对其进行编辑,安排,如下:

 

在这里需要说明一下,由于这些事项和日历对自己的反思和回顾有很大的作用和帮助,为了能够更好的保存这笔财富.建议将这些日历同步到网络上,这里推荐GoogleCalander.注册账号之后通过一个同步软件可以对本地的日历进行同步,同步软件Google Calendar Sync相当于备份的作用,当然GoogleCalander有着更丰富的提醒方式和功能,这也是用它的一个方面,缺点是必须在有网络的情况下才能用,所以我自己认为OutLook+GoogleCalander是个不错的选择,推荐.

 

第四步:行动

经过上面的步骤,你可以按照日程表或者清单开始行动了.而行动是整个GTD中最关键的一步,因为好多人都在这里停止了脚步.而影响行动的主要因素可以抽象为两个:内因干扰,外因干扰.在这里推荐使用番茄工作法.行动只能用行动去证明,再多的理论和思想,如果不行动那都成了浮云.

 

第五步:回顾
 

关于这最后一步也不不可缺失的一环,在回顾的过程中可以看到我们这一天都做了什么?那些计划受到打扰?自己的时间浪费在哪里?在执行的过程中又有什么问题?下一步应该如何去做的更好?我会在每天的晚上,以及周一的上午,一个月的最后一天,一年结束的时候会对自己进行回顾和分析整理.采取的方式有两个.
 

1再给自己一个日历,晚上花上十分钟的时间把这一天做什么事情安排到另一个日历,并和自己的计划进行对比,从中发现问题.如果在一个日历上进行更改的话会感觉比较乱.建议用两个日历.如下图,可以随意切换视角,这是google支持多日历所展现的功能,可以用实际的情况去看自己计划的事项.并总结和反思.

 

 

2 时间追踪软件:因为我主要的工作学习环境是在电脑面前,所以大部分的时间都是在和电脑,具体来说就是各种应用程序打交道.电脑时间追踪软件Wakoopa,(需要注册)它可以追踪你一天电脑在那个应用程序上花费的时间比较多,并且会对你的应用程序进行分析介绍同类的软件.非常不错.如下图:

 

 

最后可以在自己的晨间日记里把一天的总结和收获记录在其中,作为一笔珍贵的财富保留起来.

 

至此为止,整个GTD的一个流程结束.读者或许觉得上面的流程有些复杂,刚开始接触是有一些,不过等学会并把它作为自己的习惯之后它给你带来的收益要远远的大于你去学它和用它的成本.